Které dokumenty a jak dlouho je obchodní společnost povinna archivovat?

17. 03. 2025

V první řadě má obchodní společnost povinnost uchovávat účetní a daňové doklady, což vyplývá ze zákona o účetnictví a jednotlivých daňových zákonů. Po dobu 5 let se uchovávají např. účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh nebo přehledy majetku. Po dobu 10 let pak účetní závěrka, výroční zpráva nebo daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty. Z občanského zákoníku pak vyplývá povinnost archivovat zápisy z jednání nejvyššího orgánu (valných hromad) včetně příloh. Pokud byla obchodní společnost zaměstnavatelem, pak se na ni také vztahuje povinnost archivace vyplývající ze zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, kdy se jedná např.
o evidenční listy, mzdové listy nebo účetní záznamy, a to po dobu v rozmezí 3 až 45 let.

V případě, že obchodní společnost prošla likvidací, tak se okruh povinně archivovaných dokumentů rozšiřuje i na dokumenty vzniklé v průběhu likvidace, a to zejména na konečnou zprávu, návrh na rozdělení likvidačního zůstatku a na účetní závěrku. Tyto dokumenty má likvidátor dle občanského zákoníku povinnost uchovávat po dobu 10 let, ať už prostřednictvím nějakého soukromého archivu nebo si je ponechá u sebe, popř. u některého z bývalých společníků, a to po dobu 10 let.

Likvidovaná obchodní společnost je také povinna umožnit příslušnému oblastnímu státnímu archivu výběr tzv. archiválií, tj. dokumentů vybraných pro svůj význam k trvalému uchování. Výběr se děje tak, že obchodní společnost oznámí příslušnému oblastnímu státnímu archivu, které dokumenty stanovené v příloze č. 1 zákona o archivnictví a spisové službě (dokumenty
o vzniku, zániku nebo přeměně, dokumenty o řízení a majetku, finanční dokumenty) má k dispozici, a příslušný archiv zahájí řízení o výběru a případně vybere ty dokumenty, o kterých má za to, že by mohly mít nějakou hodnotu pro budoucí generace. Většina dokumentů vzniklých z běžné činnosti obchodní společnosti za archiválie vybrána není. Pokud by přeci jen některé dokumenty za archiválie byly vybrány, tak se předají archivu, který je bude uchovávat.

Zánik obchodní společnosti tedy rozhodně neznamená, že můžete všechny dokumenty spojené s obchodní společností zlikvidovat, naopak povinnost archivace trvá roky, v některých případech až 45 let.

Mgr. Tereza Lugmajerová
advokátka